⦁ INTRODUCCIÓN Y OBJETO
INSTITUTO DE BIOMECÁNICA DE VALENCIA (“IBV”, el “Instituto” o la “Organización”), tiene implantado un Canal de Información (el “Canal”), que se configura como un pilar fundamental de la cultura de cumplimiento del Instituto. Con la entrada en vigor de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, IBV, ha modificado el anterior Canal Ético con la finalidad de fortalecer tanto la cultura de información como el sistema de integridad implantado.
A través del nuevo Canal, cualquier persona vinculada a la actividad del Instituto podrá comunicar aquellas conductas que puedan resultar contrarias a la normativa interna de la Organización, a la legislación vigente, cuando estas constituyan una infracción administrativa grave, muy grave, también infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud, conductas sospechosas de un ilícito penal o cuando las anteriores pudieran constituir infracciones del derecho de la Unión Europea con relación sus intereses financieros o que incidan en el mercado interior. Siempre que las anteriores fueran llevadas por los miembros de la Organización .
IBV ha externalizado la gestión del Sistema a la mercantil ANDERSEN TAX & LEGAL IBERIA, S.L.P. La gestión del Canal de Información se realizará por dicha mercantil a través de la herramienta tecnológica “icloudCompliance” suministrada por la Sociedad Klab Corporate Project Management, S.L.
A través del Canal podrán trasladarse informaciones por escrito y de modo verbal a través de un sistema de grabación. IBV, integra en el presente Canal todos los canales de comunicación existentes hasta la fecha, así como ha designado un Responsable del Canal de Información (el “Responsable”) para la gestión del mismo.
El procedimiento que seguirá la tramitación de las comunicaciones que se reciban en el Canal Información se encuentra establecido en el “Procedimiento de Gestión de las Informaciones recibidas en el Canal Información” de IBV (el “Procedimiento”), exponiéndose a continuación los garantías y principios que se seguirán tanto en la recepción y gestión de informaciones como en el procedimiento de investigación.
⦁ GARANTÍAS DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN DE IBV
⦁ Confidencialidad: cualquier información será tratada con la máxima confidencialidad y respetará, en todo caso, la legislación y normativa en materia de protección de datos. Las personas responsables de la gestión del Canal y de la investigación de las comunicaciones, guardarán el más estricto secreto sobre la identidad de los informantes y afectados, cuando tuvieran conocimiento de ellas.
⦁ Anonimato: el Canal de Información de IBV permite al Informante trasladar comunicaciones anónimas.
⦁ Independencia y autonomía: el Responsable del Canal designado por el Comité Permanente y la Junta Directiva de la Organización es autónomo e independiente para la gestión del Sistema.
⦁ Conflictos de Intereses: el Canal, establece mecanismos para evitar los conflictos de intereses en la gestión e investigación de las comunicaciones recibidas.
⦁ Protección ante represalias: IBV protegerá de cualquier represalia a los informantes que de buena fe comuniquen incumplimientos de la legislación vigente.
⦁ Derechos de defensa y presunción de inocencia: IBV garantiza el derecho de defensa y la presunción de inocencia de las personas afectadas.
⦁ Celeridad en la gestión de las comunicaciones recibidas evitando dilaciones injustificadas en la gestión del Sistema y en la investigación de las comunicaciones.
⦁ PRINCIPIOS ESENCIALES DEL PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN
⦁ Envío del acuse de recibo de la comunicación al Informante en el plazo de siete (7) días naturales desde la recepción, con la única excepción de que dicho acuse pudiera poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
⦁ Con relación al plazo para la realización de la investigación, este no podrá ser superior a tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación o, en caso de que no se hubiera remitido acuse de recibo al informante, tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días después de efectuarse la comunicación, salvo en casos de especial complejidad, en los que se podrá ampliar el plazo por tres (3) meses adicionales.
⦁ Se establece la posibilidad de mantener la comunicación con el Informante y si se considera aportaron, se le solicitará información adicional.
⦁ La persona Afectada tiene derecho a que se el informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, así como a ser oída. Esta comunicación, tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado por el Responsable del Canal con el fin de garantizar el buen fin de la investigación.
⦁ Cuando los hechos puedan revistar indicios constitutivos de delito, se procederá a la remisión de la información al Ministerio Fiscal.
⦁ CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN
A través de la presente se pone en conocimiento de los informantes que se configura como canal externo, la denominada Autoridad Independiente de Protección del Informante, dependiente del Ministerio de Justicia, quien será competente para la recepción y comunicación de aquellas infracciones o incumplimientos que afecten o produzcan efectos en todo el territorio español, con independencia de que las Comunidades Autónomas hubieran designado una autoridad independiente propia. También opera en la comunicación de aquellas infracciones o incumplimientos que se produzcan el ámbito de más de una Comunidad Autónoma o se produzcan en aquellas Comunidades Autónomas que no hayan designado una autoridad independiente propia.
⦁ PROTECCIÓN DE DATOS
Los informantes podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, portabilidad y limitación del tratamiento de sus datos dirigiéndose a dpd@ibv.org acompañando copia de su DNI a los efectos de acreditar adecuadamente su identidad.
Los informantes, también tienen derecho a presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o ante el Delegado de Protección de Datos de IBV.
